Als je bent ingelogd, krijg je het volgende scherm te zien:
Je kan eenvoudig maandelijks terugkerende gegevens in Personeel en Salaris Online invoeren, zoals bijvoorbeeld de gewerkte dagen en uren van oproepkrachten, zakelijk gereden kilometers, ziekte-uren, extra uren, of elke andere vergoeding die bij jou regelmatig uitgekeerd moet worden.
- Bij het invoeren van de gegevens dien je rekening te houden met de “huidige periode” (in dit geval sept 2024).
- Mutaties in de huidige periode voer je in via de “Snelinvoer”.
- Mutaties in eerdere periodes voer je in via de “Mutatieformulieren”.
Hieronder volgt een uitleg van “Snelinvoer” en “Mutatieformulieren”
Snelinvoer
Klik voor bijvoorbeeld het invoeren van extra uren in het blokje “Snelinvoer” op “Extra uren parttimers”.
Je krijgt dan het volgende scherm:
Je kan de extra uren invoeren door in de kolom met U2190 Extra uren achter een naam te klikken. Extra uren van parttimers van bijvoorbeeld oktober voer je normaal gesproken door in de volgende maand, november.
Let daarbij op dat je 30 minuten als 0,5 doorgeeft.
Als een werknemer geen extra uren heeft, dan kun je deze cel leeg laten. Je hoeft geen 0 in te voeren.
Als je klaar bent, klik je op opslaan en sluiten en de extra uren staan direct in Personeel en Salaris Online.
Als je bijvoorbeeld bij de werknemer de pro forma loonstrook zou gaan bekijken, dan kun je meteen de gevolgen zien van wat je hebt ingevoerd.
Mutatieformulieren
Er zijn echter ook gegevens die niet in de huidige periode moeten worden ingevoerd. Bijvoorbeeld de gewerkte dagen en uren van de oproepkrachten. De uren en dagen van de oproepkrachten dien je aan te leveren in de maand dat ze gewerkt hebben. Of bijvoorbeeld een werknemer die vorige maand al in dienst is gekomen.
Omdat dit niet de huidige periode is, kan dit niet via de ”Snelinvoer”, maar moet je hiervoor de “Mutatieformulieren” gebruiken.
Klik voor bijvoorbeeld het invoeren van gewerkte dagen en uren van oproepkrachten in het blokje “Mutatieformulieren indienen” op “Snelinvoer – Gewerkte uren en dagen (oproepkrachten)”.
Je ziet dan het volgende scherm:
- Bij “Selecteer periode” zie je de periode waarin je de gegevens in gaat voeren. Let op dat je hier de juiste periode selecteert. In dit geval is het maart 2024 en wil je de uren van de oproepkrachten van februari doorgeven. Je klikt dan op de 3 van mei en verandert de 3 naar de 2 van februari.
- Daarna voer je te gewerkte dagen en uren van de oproepkrachten in. Klik in de kolom met dagen achter een naam en voer het aantal gewerkte dagen in.
- Met tab gaat je verder naar de kolom U2100 waar je de gewerkte uren invult.
- Klik dan op “Volgende”.
Je ziet nu het scherm “Bekijken en Verzenden”.
Hierin zie je wat je zojuist heeft ingevuld. Je kunt zo controleren of alles correct is.
Als je naar beneden scrolt, zie je onderaan het scherm het blokje “Opmerkingen”.
Je kunt dit gebruiken voor kleine opmerkingen. Let er op dat jouw opmerking pas is opgeslagen als je op “Toevoegen” hebt geklikt.
Je kunt deze optie gebruiken, maar bij voorkeur ontvangen we echter een e-mail.
Als je alle wijzigingen hebt ingevoerd, kun u op “Volgende” klikken.
Dan verschijnt de knop Verzenden. Klik op Verzenden.
Als je op “Opslaan als concept” klikt, dan worden de ingevoerde gegevens opgeslagen, maar nog niet verstuurd. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je alles hebt ingevoerd, maar je merkt dat je van iemand nog de uren mist. Je kunt dan de volgende dag Personeel en Salaris Online weer openen, de ontbrekende gegevens bij de desbetreffende werknemer in te vullen en daarna op ‘verzenden’ klikken.
Pas als je op “Verzenden” hebt geklikt, krijgen wij bericht dat jij wijzigingen hebt ingevoerd. Wij zullen de invoer dan checken en in Personeel en Salaris Online importeren. Je kunt de door jou ingevoerde wijzigingen pas bij de werknemer zien nadat wij ze geïmporteerd hebben.
Er zijn diverse mutatieformulieren. Deze worden speciaal voor jou aangemaakt.
Mocht je hierin iets missen, neem contact met ons op.
Als je gebruik maakt van een mutatieformulier waarbij bedragen moeten worden ingehouden, zoals bijvoorbeeld een inhouding voorschot of inhouding boete, let er dan a.u.b. op dat je deze bedragen negatief invoert (met een - ervoor).
Als je wilt zien wat je in het verleden hebt doorgegeven, of als je opgeslagen mutatieformulier wilt aanvullen, klik dan vanuit het startscherm onder “Mutatieformulieren indienen” op “meer”.
Je ziet dan het volgende scherm:
Onder de verschillende tabbladen vind je verschillende mutatieformulieren terug.
Bij “Opgeslagen als concept (1)” staan de opgeslagen mutatieformulieren die nog niet zijn verzonden. Deze kun je openen en de ontbrekende gegevens toevoegen voordat je het formulier naar ons verzendt.
Bij “Afgesloten” staan de door jou verzonden en dus door ons ontvangen mutatieformulieren.
Heb je verder nog vragen, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen!