a) Als je bent ingelogd, krijgt je het volgende scherm te zien:
Rechtsboven zie je de periode waarin je wijzigingen kunt doorvoeren, de actieve periode, in de vorm 'jaartal-maand-M' of 'jaartal-periodenummer-W4'.
b) Je kunt hier alleen in de actieve periode wijzigingen doorvoeren. Dus je kunt alleen nieuwe medewerkers invoeren die in dienst komen in de periode die rechtsboven is aangeduid of later. Wil je medewerkers aanmelden vóór de nu actieve periode, kijk dan verderop in deze handleiding onder het kopje 'Werknemers aanmelden die in dienst zijn gekomen voor de nu actieve periode' voor meer uitleg.
c) Om hier in de actieve periode (of de toekomst) en nieuwe medewerker aan te melden, klik op "Acties" en selecteer "Nieuwe medewerker":
d) Je krijgt dan het volgende scherm te zien:
Kies voor Loondienst (derde vakje van links). Let op: je kiest dus niet voor toekomstige medewerker.
e) Je krijgt dan het volgende scherm te zien:
- Bij "Default medewerker" kun je (via het dropdownmenu) kiezen voor een aantal standaarden, waarmee je direct een aantal instellingen goed zet.
- Kies bijvoorbeeld voor Parttimer/Fulltimer, Oproepkracht of Stagiair. Bij twijfel kun je dit leeg laten.
- Bij "Datum indienst" staat standaard de eerste dag van de maand (van de actieve periode). Je kunt deze uiteraard aanpassen naar een andere dag in deze maand of een toekomstige maand. Je kunt echter geen medewerker in het verleden aanmelden. Voor een uitleg hiervoor, zie het kopje 'Werknemers aanmelden die in dienst zijn gekomen voor de nu actieve periode'.
- Alle velden onder het kopje "Persoonlijke gegevens" moeten worden ingevuld.
- Het "Pers. Nr" (personeelsnummer) wordt automatisch gevuld.
- Let op: Vul bij getrouwde vrouwen bij "Achternaam" altijd de meisjesnaam in. Nadat je de medewerker helemaal hebt toegevoegd, kun je de achternaam van de partner toevoegen. In dit artikel staat beschreven hoe je dat kunt doen.
- Door op Documenten te klikken, kun je eventueel een foto van de medewerker toevoegen.
- Klik op Volgende.
Je krijgt dan het volgende scherm te zien:
- Vul bij e-mail het e-mailadres in waarop de medewerker de loonstroken zal ontvangen. Kies bij voorkeur een privéadres.
- Vul het adres in. Als je de postcode en het huisnummer invult, zoekt Personeel en Salaris Online zelf het juiste adres.
- Klik op Volgende.
Vul in het volgende scherm het IBAN-bankrekeningnummer bij IBAN in:
Klik op Volgende.
f) Je krijgt dan het volgende scherm te zien:
Hier kun je de contractgegevens invullen.
- Vul de juiste "Startdatum contract" in.
- Vul de einddatum in van de proeftijd bij "Proeftijd", indien van toepassing.
- Bij Contracttype kun je (via het dropdownmenu) kiezen voor "Bepaalde of Onbepaalde tijd".
- "Einddatum contract": Let erop dat je hier de laatste werkdag van het contract invult en dus niet de eerste dag dat het contract afgelopen is. Vaak eindigt een contract op de laatste dag van de maand.
- Geef hier aan of het contract schriftelijk is vastgelegd.
- Vul hier alleen het aantal uren per week in, als dat afwijkt van het rooster. In andere gevallen kun je het veld leeg laten.
- Kies of de "Loonheffingskorting" wel of niet moet worden toegepast.
- Bij "Functie" kun je kiezen uit de functies die tot nu toe zijn gebruikt. Gaat het om een medewerker in een nieuwe functie, dan kun je deze hier leeg laten en deze wijziging aan ons doorgeven.
- Daaronder kies je voor "Arbeidsovereenkomst, Stagiair of Beroep Begeleidende Leerweg (BBL)".
- De velden "Manager, Afdeling en Kostenplaats" zijn optioneel.
- Door op documenten te klikken, kun je documenten aan jouw digitale dossier toevoegen.
- Je kunt hier een Identiteitskaart (of paspoort), het Contract, de Opgaaf gegevens voor de loonheffingen (loonbelastingverklaring) en eventueel een Werkvergunning uploaden. Deze zijn dan altijd voor jou online beschikbaar. Tevens hoef je ons deze niet meer apart te mailen.
- Klik op Volgende.
g) Je krijgt dan het volgende scherm te zien:
Hier kun je het salaris en rooster invullen.
- Bij "Rooster" staat standaard het fulltime rooster ingevuld. Hier kun je invoeren welke dagen de nieuwe medewerker gaat werken. Vul altijd 2 weken in.
- Als een werknemer niet fulltime werkt pas je hier het aantal uren per week aan. Bij een oproepkracht vul je 0 in.
- Werkt de medewerker een vast aantal uren per dag, dan kun je met de plus het rooster voor de hele week in een keer instellen.
- Gaat een medewerker een vast aantal uren werken, maar wisselen de dagen erg, maak dan een zo goed mogelijke inschatting, zodat het totaal aantal uren overeenkomt met de contracturen.
- Bij een oproepkracht vul je overal 0 in.
- Hier kun je het salaris invullen.
- Kies Salaris tabel als er een salaristabel van toepassing is. Dan kun je een salaristabel, schaal en trede kiezen, indien van toepassing. Doe je dit, dan wordt het "Bruto Salaris Fulltime" automatisch voor je ingevuld. Het is ook mogelijk om een periode van automatische tredenverhoging te specificeren. Je hoeft daar dan later niet meer aan te denken. Als de medewerker het minimumloon krijgt kies je hier voor Minimumuurloon. Als er geen salaristabel van toepassing is, kies je voor Handmatige invoer, zoals ook in dit voorbeeld.
- Kies je bij salaris type voor "Bruto Salaris Fulltime", dan kun je het bruto fulltime salaris opgeven als het rooster goed is ingevuld. Is de medewerker een oproepkracht, dan kun je in het drop-down menu "Bruto uurloon" selecteren en het uurloon invullen.
- Bij het "Jaarloon Bijzonder Tarief" vul je het bruto maandsalaris in * 12 maanden * 1,08 (voor het vakantiegeld).
- Bij "Vaste looncomponenten" kun je maandelijks terugkomende vergoedingen toevoegen. Denk hier bijvoorbeeld aan de reiskostenvergoeding. Vul hier het bedrag in dat de medewerker standaard maandelijks mag krijgen.
- Als de medewerker halverwege de maand in dienst komt, kun je het vinkje aanzetten bij "Pro rata". De vergoeding wordt dan in de maand van indiensttreding pro rata berekend.
- Klik op de + om eventueel meer vaste vergoedingen toe te voegen.
- Klik op "Verzenden".
h) Je krijgt dan het volgende scherm te zien:
i) Klik op "Naar medewerker" en dan zie je de ingevoerde gegevens.
j) Als je op het tabblad "Loonstroken" klikt, kun je meteen een pro forma berekening zien voor de nieuwe medewerker.
Werknemers aanmelden die in dienst zijn gekomen voor de nu actieve periode:
a) Het is in Personeel en Salaris Online ook mogelijk om medewerkers aan te melden voor een periode waar reeds de salarisberekeningen voor gemaakt zijn.
b) Je selecteert dan eerst het huisje in het menu helemaal links om naar het startscherm te komen.
c) Dan kies je onder "Mutatieformulieren indienen" voor "Nieuwe medewerker".
d) Je krijgt dan het volgende scherm te zien:
Op dit eerste tabblad "Personalia" vul je de velden volledig in.
Let op: Vul bij getrouwde vrouwen bij "Achternaam" altijd de meisjesnaam in.
De partnernaam kun je bij Relatie toevoegen:
- Vul hier het deel van de achternaam van de partner zonder tussenvoegsels (van, de of van der) in.
- Als de achternaam van de partner tussenvoegsels heeft, zoals van, de of van der, dan vul je die hier in.
- Hier vul je in hoe je wil dat de achternaam in Personeel en Salaris Online wordt weergegeven.
Je kunt kiezen tussen alleen de eigennaam, alleen de partnernaam, de eigennaam gevolgd door de partnernaam of de partnernaam gevolgd door de eigennaam. Bij getrouwde vrouwen is het gebruikelijk om eerst de partnernaam en daarachter de eigennaam te vermelden. - Hier kun je aangeven of de werknemer gehuwd is of een geregistreerd partnerschap heeft.
De achternaam van de partner kun je ook toevoegen, nadat je de medewerker helemaal hebt ingevoerd. In dit artikel staat beschreven hoe je dat kunt doen.
De velden Bankrekeningnummer, BIC-code, In geval van nood waarschuwen en Relatie mag je leeg laten.
Klik op "Volgende".
Op het tweede tabblad "Adres en Contact" zijn de "Adresgegevens" verplicht. Als je alleen het huisnummer en de postcode invoert en op "Zoek adres" klikt, dan worden de straatnaam en de woonplaats automatisch ingevuld.
De "Contactgegevens" zijn optioneel. Maken de medewerkers gebruik van de medewerker login, dan kun je hier het e-mailadres van de werknemer bij "Email privé" invullen.
Klik op "Volgende".
e) Op het derde tabblad "Dienstverband en rooster" vul je de benodigde gegevens in.
- Bij "Default medewerker" kun je (via het dropdownmenu) kiezen voor een aantal standaarden, waarmee je direct een aantal instellingen goed zet. Kies bijvoorbeeld voor Parttimer/Fulltimer, Oproepkracht of Stagiair. Bij twijfel kun je dit leeg laten.
- Kies of de "Loonheffingskorting" wel of niet moet worden toegepast.
- Vul de "Startdatum" en "Einddatum contract" in: let erop dat je hier bij de einddatum de laatste werkdag van het contract invult:
- Dit is dus niet de eerste dag dat het contract afgelopen is. Vaak eindigt een contract op de laatste dag van de maand.
- Kies voor "Bepaalde of Onbepaalde tijd".
- Vul de einddatum in van de proeftijd bij "Proeftijd contract", indien van toepassing.
- Geef aan of het contract schriftelijk is vastgelegd.
- Vul hier het aantal aantal contracturen per week in. Bij een oproepkracht vul je hier 0 in.
- Bij "Functies" kun je kiezen uit de functies die tot nu toe zijn gebruikt. Gaat het om een medewerker in een nieuwe functie, dan kun je deze hier leeg laten en deze wijziging aan ons doorgeven.
- De velden "Manager, Afdeling en Kostenplaatsen" zijn optioneel.
- Bij "Rooster" staat standaard jouw fulltime rooster ingevuld. Hier kun je invoeren welke dagen de nieuwe medewerker gaat werken. Vul altijd 2 weken in.
- Gaat een medewerker een vast aantal uren werken, maar wisselen de dagen erg, maak dan een zo goed mogelijke inschatting, zodat het totaal aantal uren overeenkomt met de contracturen.
- Bij een oproepkracht vul je overal 0 in.
Klik op "Volgende".
f) Op het vierde tabblad "Salaris en Looncomponenten" vul je de benodigde gegevens in.
- Bij "Salaris" kun je via een dropdownmenu kiezen voor verschillende salarisopties:
- Je kunt hier het "Bruto Salaris Fulltime" opgeven, als het rooster goed is ingevuld.
Maak hier s.v.p. geen gebruik van het Bruto Salaris Parttime. - Is de medewerker een oproepkracht, dan kun je "Bruto Uurloon" selecteren en invullen.
- Je kunt hier het "Bruto Salaris Fulltime" opgeven, als het rooster goed is ingevuld.
- Wil je een "Salaristabel" hanteren? Vink dan dit rondje aan en kies de juiste salaristabel, schaal en trede. Je hoeft dan geen bruto salaris in te vullen.
- Als de medewerker het minimumloon krijgt, vink je het rondje bij Minimumloon aan. Het bedrag is al ingevuld.
- Het "Jaarloon BT" hoef je niet zelf te berekenen. Door op de knop "Jaarloon bijzonder tarief genereren" te klikken, wordt het jaarloon automatisch berekend.
- Bij "Looncomponenten" kun je maandelijks terugkomende vergoedingen toevoegen (naar beneden scrollen). Denk hier bijvoorbeeld aan de reiskostenvergoeding.
Selecteer in het dropdownmenu de juiste vergoeding, klik open er verschijnt een regel met deze vergoeding. Vul bij "Waarde" het bedrag in dat de medewerker standaard maandelijks mag krijgen. Als de medewerker halverwege de maand in dienst komt, kun je het vinkje aanzetten bij "Pro rata". De vergoeding wordt dan in de maand van indiensttreding pro rata berekend. Op deze manier kun je meerdere vergoedingen toevoegen.
Klik op Volgende.
g) Je komt dan op het vijfde en laatste tabblad: "Bekijken en verzenden".
Controleer hier alle ingevoerde gegevens. Door op "Terug" te klikken, kun je terug in de tabblad om zaken aan te passen, indien nodig.
Bijna onderaan (naar beneden scrollen) kun je bij "Bijlagen" documenten aan jouw digitale dossier toevoegen. Je kunt hier een Kopie van het ID bewijs, de Loonbelastingverklaring en eventueel het Contract uploaden. Deze zijn dan altijd online beschikbaar voor jou. Tevens hoef je ons deze niet meer apart te mailen.
Helemaal onderaan kun je "Opmerkingen" toevoegen. Klik na het typen van je opmerking op "Toevoegen".
h) Als je invoer compleet is, klikt je op "Verzenden".
Wij ontvangen dan een bericht dat je dit mutatieformulier hebt ingevuld. Pas nadat wij het mutatieformulier hebben goedgekeurd, kun je een pro forma loonstrook bekijken of mutaties zoals gewerkte uren en dagen invullen. Daarom adviseren we altijd om medewerkers die in dienst komen in de actieve periode, via de eerste methode in te voeren.
Heb je verder nog vragen of opmerkingen?
Aarzel niet om contact met ons op te nemen!