Personeel en Salaris Online is een meer uitgebreide versie van de Personeel en Salaris Portal, waar je momenteel gebruik van maakt. Het gebruik van Personeel en Salaris Online heeft een groot aantal voordelen ten opzicht van de Personeel en Salaris Portal. Deze voordelen zijn onder andere:
Jouw loonstroken met 1 klik naar de werknemers versturen
Je kunt zelf met 1 druk op de knop de loonstroken naar uw werknemers versturen. Zij ontvangen hiervan bericht en kunnen hun loonstrook digitaal op de website of in de (gratis) app inzien. AVG-proof, snel en gemakkelijk. We kunnen de loonstroken voorzien van jouw eigen logo.
Wijzigingen realtime doorvoeren
Via Personeel en Salaris Online heb je online en realtime toegang tot uw gegevens. Deze kun je ook realtime wijzigen. Voor wijzigingen die vaker voorkomen, maken wij voor u op maat handige snelinvoeren. Dat gaat bijvoorbeeld om specifieke toeslagen, inhoudingen, maaltijden, kilometers of de uren van oproepkrachten.
Het effect van jouw eigen aanpassingen, kun je direct inzien in de interactieve loonstrook bij de werknemer. Hierop zie je direct het effect voor de komende maand, zowel op het netto loon als de werkgeverslasten.
Proforma berekeningen maken
Met Personeel en Salaris Online maak je zelf eenvoudig een proforma berekening voor bijvoorbeeld een sollicitant of nieuwe werknemer. Wij zorgen er achter de schermen voor dat alle premies en percentages goed staan en worden onderhouden. Je maakt in de proforma tool een kopie van een bestaande werknemer of een vooraf ingesteld sjabloon en de interactieve proforma loonstrook doet de rest. Klik aan wat je aan wilt passen en je ziet direct wat het effect is op het nettoloon en de loonkosten. We helpen jou graag als je er vragen over heeft.
Digitaal personeelsdossier
In het digitale dossier kun je de persoonlijke gegevens vastleggen zoals telefoonnummers of wie te waarschuwen in nood. Daarnaast heb je ook de mogelijkheid om de opleidingen en/of beoordelingen vast te leggen.
Online kun je per medewerker alle mogelijke documenten digitaal opslaan en raadplegen. Dit kunnen bijvoorbeeld contracten, loonbelastingverklaringen of kopie identiteitsbewijzen zijn.
Zeer diverse rapportage dashboards en overzichten
Je hebt uiteraard het inzicht in de standaard salarisdocumenten, zoals de loonstroken, de journaalposten, het SEPA-betaalbestand en het overzicht van de werkkostenregeling.
Ook kun je de HR documenten raadplegen, waarin iedere maand jouw gegevens automatisch worden vergeleken met de 12 maanden ervoor. Bijvoorbeeld, het Dashboard Salaris geeft je informatie over de ontwikkeling van de werkgeverslasten, de brutolonen en de nettolonen, eventueel per afdeling. Het Dashboard Headcount geeft je informatie over de verloonde uren, het aantal FTE en medewerkers, in- en uitdiensttredingen, de contracten, leeftijdsopbouw en diensttijd.
Daarnaast biedt Personeel en Salaris Online jou ook een aantal extra overzichten op het gebied van uren & salaris, looncomponenten, reserveringen, contracten, verjaardagen en verlof. Je kunt ook zelf, uiteraard met onze hulp als dat gewenst is, overzichten samenstellen en zo op maat de gegevens inzien. Alle overzichten en rapporten zijn eenvoudig naar Excel en/of PDF te exporteren.
Extra uitbreidingsmodule HR Extra:
Personeel en Salaris Online is uit te breiden met HR Extra. Hiermee worden de dagelijkse HR taken geautomatiseerd, zodat je er geen omkijken meer naar heeft. Je kan met een simpele klik op maat gemaakte takenlijsten starten. Taken worden automatisch naar collega's en medewerkers gestuurd en je kunt makkelijk de voortgang zien.
Met HR Extra kun je gebruik maken van de volgende gemakken:
Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS)
Je kunt jouw medewerkers via ESS online verlof laten aanvragen. Ook krijgt jouw medewerker via ESS de mogelijkheid om bijvoorbeeld een adreswijziging door te geven en persoonlijke gegevens te raadplegen. Het overzicht van verlof (binnen bedrijf of afdeling) evenals het overzicht van verjaardagen (binnen bedrijf of afdeling) is ook op deze manier te raadplegen. Deze functionaliteiten zijn ook als (gratis) app toegankelijk (zowel op Apple als Android).
De verantwoordelijke manager kan via MSS verlofaanvragen goedkeuren of afkeuren. Diegene krijgt de aanvragen via de mail binnen en kan ze ook via de mail afhandelen. Eveneens heeft de manager toegang tot rapporten die betrekking op zijn afdeling hebben. Denk daarbij bijvoorbeeld aan NAW-lijsten, familiegegevens, headcount (uren en salaris), verlof, actiepunten, etc.
De mogelijkheid om medewerkers via de app declaraties te laten indienen en deze door de manager te laten accorderen is ook in HR Extra opgenomen. Het wordt vervolgens automatisch in de salarisadministratie verwerkt. Wel zo makkelijk.
Word-koppeling
Met de Word-koppeling genereer je jouw vaste documenten met één druk op de knop met medewerker- specifieke gegevens. Denk hierbij aan bijvoorbeeld contracten. Door de sjablonen van uw eigen documenten te koppelen aan de salarisadministratie hoef je geen persoonsgegevens, contractgegevens en salarissen meer over te nemen. Er is dus minder kans op typefouten. Invoeren hoeft maar op één plek!
Elektronisch ondertekenen
Elektronisch ondertekenen is de volgende stap in het stroomlijnen van HR-processen. De contracten en andere documenten die je met de Word-koppeling maakt, kunnen vervolgens elektronisch worden ondertekend. We maken het voor jou graag zo makkelijk mogelijk. Saaie bedrijfsprocessen leuker maken, terwijl je ook papier bespaart. Op een rijtje:
-
Nooit meer printen, scannen, mailen of postzegels plakken. Medewerkers zetten een digitale handtekening op hun telefoon, tablet of computer.
-
Realtime voortgang bijhouden; je kunt in HR Extra direct de voortgang van elk document zien.
-
Als een ondertekenaar het contract toch laat liggen, kun je met 1 druk op de knop een herinnering sturen. Dat scheelt tijd en rompslomp.
-
Ook eigen bijlagen en e-mailteksten zijn eenvoudig aan te passen.
HR Workflows
De HR Workflows zijn zoveel meer dan een takenlijst! In ons HR systeem activeer je zelf met één klik HR Workflows met de op maat gemaakte takenlijsten! Hiermee start je een interactieve en geautomatiseerde set acties. Zo neemt deze workflow veel werk achter de schermen van jou over en biedt taken aan collega’s en werknemers aan.
Ook is het mogelijk dat een signaal volledig automatisch voor jou de workflow start. Bijvoorbeeld het signaal dat een contract over 30 dagen afloopt. U hoeft dus zelf geen actie te ondernemen, maar de interactieve taken komen volledig geautomatiseerd naar u en naar uw collega’s en medewerkers toe.
Jij, of jouw manager of medewerker, ontvangt een e-mailsignaal dat er een taak voor diegene klaarstaat. De taak leidt die persoon direct naar de te ondernemen stappen en na afhandeling start HR Workflows automatisch de volgende taak voor de volgende persoon. Op deze manier delegeer je de HR taken en leg je de verantwoordelijkheid ook bij de medewerkers en de managers. Je beheert de workflows en hoeft alleen de voortgang te bewaken.
Meer informatie over HR Extra vind je hier.