Gaat een medewerker bij jou uit dienst, dan kun je dat zelf verwerken. Lees hieronder hoe je dit moet doen en welke aandachtspunten er zijn.
Uit dienst melden in de actieve periode (of de toekomst)
Rechtsboven zie je de periode waarin je wijzigingen door kunt voeren. De actieve periode staat in de vorm 'jaartal-maand-M' of 'jaartal-periodenummer-W4'.
Je kunt hier jouw werknemer alleen uit dienst melden in de actieve periode of in de toekomst. Om in de toekomst een werknemer uit dienst te melden, klik je rechtsboven op de actieve periode en kies je de juiste maand of periode in de toekomst. (Hoe je werknemers uit dienst kunt melden, die uit dienst zijn gegaan voor de actieve periode, staat verder in dit artikel beschreven).
Klik links in het menu op "Medewerkers" (het kompasje) en selecteer de werknemer die je uit dienst wilt melden.
Ga op de medewerkerskaart met de muis naar Contract:
Er verschijnt een potloodje en een vakje met een pijltje. Klik op het vakje met het pijltje:
Klik onder "In/uitdienst" op "Uitdienst wizard".
Vul de laatste dag van het dienstverband in en klik op "Next".
Bij de "Reden einde dienstverband" moet je de juiste reden selecteren. Je kunt kiezen tussen deze redenen.
(Bij een stagiair die uit dienst gaat, hoef je geen reden te selecteren).
In het volgende scherm 2. Looncomponenten kun je aangeven wat er moet gebeuren in de laatste maand met looncomponenten zoals een reiskostenvergoeding en de opgebouwde vakantieuren.
Bij de looncomponenten heb je de mogelijkheid deze naar rato (pro rata) te laten berekenen. Wanneer jouw medewerker halverwege de maand uit dienst gaat, moet diegene ook bijvoorbeeld zijn reiskostenvergoeding voor de helft van de maand ontvangen.
Zet dus altijd het vinkje aan bij de "vaste looncomponenten pro rata":
Bij een reiskostenvergoeding per dag hoef je nooit het pro rata vinkje te zetten. Anders wordt de dagvergoeding pro rata berekend.
Het is ook mogelijk dat er eenmalige looncomponenten ingevuld staan, zoals bijvoorbeeld een eenmalige bonus of een declaratie. Deze moeten (over het algemeen) niet pro rata worden berekend. Zet dus bij de "Eenmalige looncomponenten pro rata" het vinkje niet aan.
In ditzelfde scherm kun je ook aangeven of de opgebouwde vakantieuren (mits die door ons worden bijgehouden) moeten worden uitbetaald. Zo ja, zet dan het vinkje aan achter "Verlofuren uitbetalen".
Let op! Maak je gebruik van de Employee Self Service voor de registratie van het verlof van jouw werknemers? Houdt er dan rekening mee dat al het goedgekeurde verlof in het saldo zit verwerkt. Ook goedgekeurd verlof in de toekomst. Controleer dus eerst het goedgekeurde verlof en verwijder goedgekeurd verlof na het einde van het dienstverband. Daarna kun je wel gebruik maken van het vinkje achter "Verlofuren uitbetalen". Uiteraard kun je ook altijd contact met ons opnemen, zodat wij jou kunnen ondersteunen en een extra controle kunnen doen.
Let op! Geef je maandelijks via de snelinvoer het aantal verlofuren door én wordt er nog verlof opgenomen in de periode waarin de werknemer uit dienst gaat? Gebruik dan dit vinkje niet. Het systeem houdt dan geen rekening met het nog op te nemen verlof, waardoor er te veel verlof wordt uitbetaald. Informeer ons in dit geval, zodat we het goed kunnen verwerken.
Heeft een werknemer recht op een transitievergoeding, dan kun je dat hier ook selecteren. Bij medewerkers met vaste uren kun je het bedrag automatisch laten berekenen. Is de werknemer een oproepkracht, dan is de automatische berekening niet exact. Je kunt dan zelf het bedrag uitrekenen en invullen, of ons verzoeken de hoogte van de transitievergoeding te berekenen.
Klik daarna op "Next" en daarna op "Finish".
Uit dienst melden in het verleden
Wil je een werknemer uit dienst melden in een periode in het verleden, kun je dat invoeren door gebruik te maken van het mutatieformulier "Medewerker uitdienst".
Vanuit het startscherm klik je onder "Mutatieformulieren indienen" op het mutatieformulier "Medewerker uitdienst".
Selecteer hier de medewerker waar het om gaat en vul de datum uit dienst in (de laatste dag van het dienstverband). Selecteer ook de reden van het einde van het dienstverband. Je kunt kiezen tussen deze redenen.
Daaronder kun je aangeven wat er in de laatste maand moet gebeuren met looncomponenten zoals een reiskostenvergoeding en de opgebouwde vakantieuren.
Bij de looncomponenten heb je de mogelijkheid deze naar rato (pro rata) te laten berekenen. Wanneer jouw medewerker halverwege de maand uit dienst gaat, moet diegene ook bijvoorbeeld zijn reiskostenvergoeding voor de helft van de maand ontvangen.
Het is ook mogelijk dat er eenmalige looncomponenten ingevuld staan, zoals bijvoorbeeld een eenmalige bonus of een declaratie. Deze moeten (over het algemeen) niet pro rata worden berekend. Zet dus bij de "Eenmalige looncomponenten pro rata" het vinkje niet aan.
Klik op "Volgende".
In het volgende scherm kun je aangeven of de opgebouwde vakantieuren (mits die door ons worden bijgehouden) moeten worden uitbetaald. Zo ja, zet dan het vinkje aan achter "Verlofuren uitbetalen".
Let op! Maak je gebruik van de Employee Self Service voor de registratie van het verlof van jouw werknemers? Houdt er dan rekening mee dat al het goedgekeurde verlof in het saldo zit verwerkt. Ook goedgekeurd verlof in de toekomst. Controleer dus eerst het goedgekeurde verlof en verwijder goedgekeurd verlof na het einde van het dienstverband. Daarna kun je wel gebruik maken van het vinkje achter "Verlofuren uitbetalen".
Let op! Geef je maandelijks via de snelinvoer het aantal verlofuren door én heeft jouw werknemer nog verlof opgenomen in de periode waarin diegene uit dienst gaat? Gebruik dan dit vinkje niet. Het systeem houdt dan geen rekening met het nog te verwerken verlof, waardoor er te veel verlof wordt uitbetaald. Informeer ons in dit geval, zodat we het goed kunnen verwerken.
Klik daarna op "Volgende".
Je komt op een overzichtspagina, waarop je alle ingevulde zaken kunt controleren.
Hier kun je ook een bijlage toevoegen, zoals bijvoorbeeld een ontslagbrief of een vaststellingsovereenkomst. Klik in dit geval op "blader" en voeg het gewenste bestand toe.
Ook kun je hier een opmerking toevoegen. Typ jouw opmerking in het opmerkingenveld en klik daarna op "Toevoegen".
Klik daarna op "Verzenden" en jouw mutatieformulier komt bij ons terecht. Nadat wij deze hebben goedgekeurd, is de mutatie zichtbaar in het systeem.
Ontslag- of transitievergoeding
Heeft een werknemer recht op een transitievergoeding, dan kun je dat hier ook selecteren. Bij medewerkers met vaste uren kun je het bedrag automatisch laten berekenen. Is de werknemer een oproepkracht, dan is de automatische berekening niet exact. Je kan dan zelf het bedrag berekenen en invullen, of ons verzoeken de hoogte van de transitievergoeding te berekenen.