Gaat een medewerker bij u uit dienst, dan kunt u dat zelf verwerken. Lees hieronder hoe u dit moet doen en welke aandachtspunten er zijn.
Uit dienst melden in de actieve periode (of de toekomst)
Rechts boven ziet u de periode waarin u wijzigingen door kunt voeren, de actieve periode, in de vorm 'jaartal-maand-M' of 'jaartal-periodenummer-W4'.
U kunt hier uw werknemer alleen uit dienst melden in de actieve periode of in de toekomst. Om in de toekomst een werknemer uit dienst te melden, klikt u rechts boven op de actieve periode en kiest u de juiste maand of periode in de toekomst. (Hoe u werknemers uit dienst kunt melden die uit dienst zijn gegaan voor de actieve periode staat verder in dit artikel beschreven).
Klik links in het menu op "Medewerkers" (het kompasje: 
) en selecteer de werknemer die u uit dienst wilt melden.
Klik onder "Dienstverband" op "meer...".
Klik onder "In/uitdienst" op "Uitdienst wizard".
Vul de laatste dag van het dienstverband in en klik op "Next".
Bij de Reden einde dienstverband moet u de juiste reden selecteren. U kunt kiezen tussen de volgende redenen:
- Opzegging door de werkgever binnen de proeftijd.
- Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever.
- Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever.
- Opzegging door de werkgever vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid met toestemming van UWV
- Opzegging door de werkgever vanwege bedrijfseconomische redenen met toestemming van UWV
- Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer.
- Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet).
- Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.
- Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.).
- Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener vanwege ziekte uitzendkracht.
- Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden.
- De arbeidsovereenkomst loopt door, maar de inkomstenverhouding is administratief beëindigd.
- Een andere, hiervoor niet genoemde reden.
(Bij een stagiair die uit dienst gaat hoeft u geen reden te selecteren).
In het volgende scherm 2. Looncomponenten kunt u aangeven wat er moet gebeuren in de laatste maand met looncomponenten zoals een reiskostenvergoeding en de opgebouwde vakantieuren.
Bij de looncomponenten heeft u de mogelijkheid deze naar rato (pro rata) te laten berekeningen. Wanneer uw medewerker halverwege de maand uit dienst gaat, moet hij ook bijvoorbeeld zijn reiskostenvergoeding voor de helft van de maand ontvangen.
Zet dus altijd het vinkje aan bij de "vaste looncomponenten pro rata":
Bij een reiskostenvergoeding per dag hoeft u nooit het pro rata vinkje te zetten (anders wordt de dagvergoeding pro rata berekend).
Het is ook mogelijk dat er eenmalige looncomponenten ingevuld staan, zoals bijvoorbeeld een eenmalige bonus of een declaratie. Deze moeten (over het algemeen) niet pro rata berekend worden. Zet dus bij de "Eenmalige looncomponenten pro rata" het vinkje niet aan.
In ditzelfde scherm kunt u ook aangeven of de opgebouwde vakantieuren (mits die door ons worden bijgehouden) uitbetaald moeten worden. Zo ja, zet dan het vinkje aan achter "Verlofuren uitbetalen".
Let op! Maakt u gebruik van de Employee Self Service voor de registratie van het verlof van uw werknemers? Houdt er dan rekening mee dat al het goedgekeurde verlof in het saldo zit verwerkt. Ook goedgekeurd verlof in de toekomst. Controleer dus eerst het goedgekeurde verlof en verwijder goedgekeurd verlof na het einde van het dienstverband. Daarna kunt u wel gebruik maken van het vinkje achter "Verlofuren uitbetalen". Uiteraard kunt u ook altijd contact met ons opnemen, zodat wij u kunnen ondersteunen en een extra controle kunnen doen.
Let op! Geeft u maandelijks via de snelinvoer het aantal verlofuren door én wordt er nog verlof opgenomen in de periode waarin de werknemer uit dienst gaat? Gebruik dan dit vinkje niet. Het systeem houdt dan geen rekening met het nog op te nemen verlof, waardoor er te veel verlof wordt uitbetaald. Informeer ons in dit geval, zodat we het goed kunnen verwerken.
Heeft een werknemer recht op een transitievergoeding, dan kunt u dat hier ook selecteren. Bij medewerkers met vaste uren kunt het bedrag automatisch laten berekenen. Is de werknemer een oproepkracht, dan is de automatische berekening niet exact. U kunt dat zelf het bedrag uitrekenen en invullen, of ons verzoeken de hoogte van de transitievergoeding te berekenen.
Klik daarna op "Next" en daarna op "Finish".
Uit dienst melden in het verleden
Wilt u een werknemer uit dienst melden in een periode in het verleden, kunt u dat invoeren door gebruik te maken van het mutatieformulier "Medewerker uitdienst".
Vanuit het startscherm klikt u onder "Mutatieformulieren indienen" op het mutatieformulier "Medewerker uitdienst".
Selecteer hier de medewerker waar het om gaat en vul de datum uit dienst in (de laatste dag van het dienstverband).
Selecteer ook de reden van het einde van het dienstverband. U kunt kiezen tussen:
- Opzegging door de werkgever binnen de proeftijd.
- Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever.
- Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever.
- Opzegging door de werkgever vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid met toestemming van UWV
- Opzegging door de werkgever vanwege bedrijfseconomische redenen met toestemming van UWV
- Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer.
- Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet).
- Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.
- Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.).
- Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener vanwege ziekte uitzendkracht.
- Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden.
- De arbeidsovereenkomst loopt door, maar de inkomstenverhouding is administratief beëindigd.
- Een andere, hiervoor niet genoemde reden.
Daaronder kunt u aangeven wat er moet gebeuren in de laatste maand met looncomponenten zoals een reiskostenvergoeding en de opgebouwde vakantieuren.
Bij de looncomponenten heeft u de mogelijkheid deze naar rato (pro rata) te laten berekeningen. Wanneer uw medewerker halverwege de maand uit dienst gaat, moet hij ook bijvoorbeeld zijn reiskostenvergoeding voor de helft van de maand ontvangen.
Het is ook mogelijk dat er eenmalige looncomponenten ingevuld staan, zoals bijvoorbeeld een eenmalige bonus of een declaratie. Deze moeten (over het algemeen) niet pro rata berekend worden. Zet dus bij de "Eenmalige looncomponenten pro rata" het vinkje niet aan.
Klik op "Volgende".
In het volgende scherm kunt u aangeven of de opgebouwde vakantieuren (mits die door ons worden bijgehouden) uitbetaald moeten worden. Zo ja, zet dan het vinkje aan achter "Verlofuren uitbetalen".
Let op! Maakt u gebruik van de Employee Self Service voor de registratie van het verlof van uw werknemers? Houdt er dan rekening mee dat al het goedgekeurde verlof in het saldo zit verwerkt. Ook goedgekeurd verlof in de toekomst. Controleer dus eerst het goedgekeurde verlof en verwijder goedgekeurd verlof na het einde van het dienstverband. Daarna kunt u wel gebruik maken van het vinkje achter "Verlofuren uitbetalen".
Let op! Geeft u maandelijks via de snelinvoer het aantal verlofuren door én heeft uw werknemer nog verlof opgenomen in de periode waarin hij uit dienst gaat? Gebruik dan dit vinkje niet. Het systeem houdt dan geen rekening met het nog te verwerken verlof, waardoor er te veel verlof wordt uitbetaald. Informeer ons in dit geval, zodat we het goed kunnen verwerken.
Klik daarna op "Volgende".
U komt op een overzichtspagina, waarop u alle ingevulde zaken kunt controleren.
Hier kunt ook een bijlage toevoegen, zoals bijvoorbeeld een ontslagbrief of een vaststellingsovereenkomst. Klik in dit geval op "blader" en voeg het gewenste bestand toe.
Ook kunt u hier een opmerking toevoegen. Type uw opmerking in het opmerkingenveld en klik daarna op "Toevoegen".
Klik daarna op "Verzenden" en uw mutatieformulier komt bij ons terecht. Nadat wij deze hebben goedgekeurd, is de mutatie zichtbaar in het systeem.
Ontslag- of transitievergoeding
Heeft een werknemer recht op een transitievergoeding, dan kunt u dat hier ook selecteren. Bij medewerkers met vaste uren kunt het bedrag automatisch laten berekenen. Is de werknemer een oproepkracht, dan is de automatische berekening niet exact. U kunt dan zelf het bedrag berekenen en invullen, of ons verzoeken de hoogte van de transitievergoeding te berekenen.
