Kopie identiteitsbewijs
Als een werknemer in dienst komt dan ben je verplicht om de identiteit van een werknemer vast te stellen. Je kunt dat doen door aan de werknemer zijn identiteitsbewijs te vragen en deze te checken.
De regels hiervoor vind je op: https://www.rijksoverheid.nl. Je moet dus zelf het identiteitsbewijs in handen hebben gehad om het zelf goed te kunnen controleren. Daarna kun je een kopie maken van het paspoort en/of identiteitskaart. Een rijbewijs is geen geldig identiteitsbewijs voor het vaststellen van de identiteit, omdat daar geen nationaliteit op staat vermeld.
Let op: je moet een kopie maken van de voor- en achterkant van de identiteitskaart. Bij een paspoort moet je ook een kopie maken van de pagina met het Burgerservicenummer (BSN). Je kunt deze kopie dan bewaren bij de personeelsgegevens, maar je kunt de documenten ook op een veilige manier opslaan bij de werknemersdocumenten in Personeel en Salaris Online.
Met de kopie kun je aantonen dat je de werknemer bij indiensttreding hebt geïdentificeerd. Als het identiteitsbewijs is verlopen hoef je geen nieuwe kopie op te slaan. Je moet altijd de eerste kopie bewaren. Deze moet geldig zijn bij de datum van indiensttreding.
Loonbelastingverklaring
Je bent verplicht om vast te leggen of de werknemer de loonheffingskorting toe wil passen en vanaf wanneer dat het geval is. Ook als de werknemer geen gebruik wil maken van de heffingskorting is dat verplicht.
Hoe je dat vastlegt is vormvrij. De belastingdienst heeft een voorbeeld opgesteld. Ze noemen dit formulier de "Model opgaaf voor de loonheffingen". In de volksmond wordt dit de loonbelastingverklaring genoemd.
Een link van deze loonbelastingverklaring vind je onderaan deze pagina.
Het is niet verplicht om deze verklaring te gebruiken. Je mag hier een eigen vorm aan geven.
Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dit te integreren in een formulier voor nieuwe medewerkers of het contract. Dat kan weer wat administratie schelen!
Als een werknemer geen ander inkomen (werk of een uitkering) heeft, dan is het verstandig om altijd de heffingskorting toe te passen. De werknemer houdt dan netto meer over van zijn brutosalaris. Heeft de werknemer meerdere inkomens, dan is het verstandig de heffingskorting toe te passen bij het hoogste inkomen.
Arbeidsovereenkomst
In een arbeidsovereenkomst worden de afspraken tussen een werkgever en de werknemer vastgelegd. Het is niet altijd verplicht om dit schriftelijk vast te leggen. Het is uiteraard wel zo dat het lastig is om je gelijk te krijgen in een conflictsituatie, als er niets is vastgelegd.
In een cao kan wel vastgelegd zijn dat je verplicht bent om een arbeidsovereenkomst op te stellen. Soms worden in een cao ook aparte eisen gesteld aan de vorm of inhoud van de overeenkomst. Het is dus altijd verstandig om eerst de cao te checken.
Personeelsdossier
Maak je gebruik van Personeel en Salaris Online, dan kun je alle documenten eenvoudig opslaan in het personeelsdossier van de medewerker. Hier staat beschreven hoe je dat eenvoudig kunt doen: het uploaden van documenten van de medewerker
Ook gebruikers van de Personeel en Salaris Portal kunnen documenten op een veilige manier met ons delen. Hoe dat moet staat beschreven op onze kennisbank.
***
Wil je meer weten over de mogelijkheden van HR Extra en salarisadministratie uitbesteden? Kijk dan op onze website www.personeelensalaris.nl en vraag offerte aan of maak een afspraak voor een (online) demonstratie.
