Kopie identiteitsbewijs
Als een werknemer in dienst komt dan bent u verplicht om de identiteit van een werknemer vast te stellen. U kunt dat doen door aan de werknemer zijn identiteitsbewijs te vragen en deze te checken.
De regels hiervoor vind u op: https://www.rijksoverheid.nl. U moet dus zelf het identiteitsbewijs in handen hebben gehad om het zelf goed te kunnen controleren. Daarna kunt u een kopie maken van het paspoort en/of identiteitskaart. Een rijbewijs is geen geldig identiteitsbewijs voor het vaststellen van de identiteit, omdat daar geen nationaliteit op staat vermeld. Let op: u moet een kopie maken van de voor- en achterkant van de identiteitskaart. Bij een paspoort moet u ook een kopie maken van de pagina met het Burgerservicenummer (BSN). U kunt deze kopie dan bewaren bij uw personeelsgegevens, maar u kunt de documenten ook op een veilige manier opslaan bij de werknemersdocumenten in Personeel en Salaris Online.
Met de kopie kunt u aantonen dat u de werknemer bij indiensttreding heeft geïdentificeerd. Als het identiteitsbewijs is verlopen hoeft u dus geen nieuwe kopie op te slaan. U moet altijd de eerste kopie bewaren.
Loonbelastingverklaring
U bent verplicht om vast te leggen of de werknemer de loonheffingskorting toe wil passen en vanaf wanneer dat het geval is. Ook als de werknemer geen gebruik wil maken van de heffingskorting is dat verplicht.
Hoe u dat vastlegt is vormvrij. De belastingdienst heeft wel een voorbeeld opgesteld. Ze noemen dit formulier de "Model opgaaf voor de loonheffingen". In de volksmond wordt dit de loonbelastingverklaring genoemd.
Een link van deze loonbelastingverklaring vindt u onderaan deze pagina.
Het is niet verplicht om deze verklaring te gebruiken. U mag hier een eigen vorm aan geven.
Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dit te integreren in een formulier voor nieuwe medewerkers of het contract. Dat kan u weer wat administratie schelen!
Als een werknemer geen ander inkomen (werk of een uitkering) heeft, dan is het verstandig om altijd de heffingskorting toe te passen. De werknemer houdt dan netto meer over van zijn brutosalaris. Heeft de werknemer meerdere inkomens, dan is het verstandig de heffingskorting toe te passen bij het hoogste inkomen.
Arbeidsovereenkomst
In een arbeidsovereenkomst worden de afspraken tussen een werkgever en de werknemer vastgelegd. Het is niet altijd verplicht om dit schriftelijk vast te leggen. Het is uiteraard wel zo dat als er niets is vastgelegd het lastig is om uw gelijk te krijgen in een conflictsituatie.
In een cao kan wel vastgelegd zijn dat u verplicht bent om een arbeidsovereenkomst op te stellen. Soms worden in een cao ook aparte eisen gesteld aan de vorm of inhoud van de overeenkomst. Het is dus altijd verstandig om eerst uw cao te checken.
Personeelsdossier
Maakt u gebruik van Personeel en Salaris Online, dan kunt u alle documenten eenvoudig opslaan in het personeelsdossier van de medewerker. Hier staat beschreven hoe u dat eenvoudig kunt doen: het uploaden van documenten van de medewerker
Ook gebruikers van de Personeel en Salaris Portal kunnen documenten op een veilige manier met ons delen. Hoe dat moet staat beschreven op onze kennisbank.
***
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van HR Extra en salarisadministratie uitbesteden? Kijk dan op onze website www.personeelensalaris.nl en vraag offerte aan of maak een afspraak voor een (online) demonstratie.
