U kunt in Personeel en Salaris Online heel eenvoudig diverse documenten opslaan in uw eigen online personeelsdossier. De gegevens blijven dan online altijd voor u beschikbaar (zolang als u zelf wilt).
Documenten van een medewerker wilt u natuurlijk bij de medewerker opslaan. Ga daarom eerst naar de betreffende medewerker (het kompasje).
Als er geen medewerkers zichtbaar zijn, klikt u op het pijltje linksonderin om ze tevoorschijn te halen:
Op het volgende scherm kunt u de medewerker selecteren.
Vervolgens kunt u op 2 manieren naar de documenten gaan:
- Klik rechtsboven op het paperclipje.
- Klik bij "Documenten Medewerker" op "meer".
U krijgt dan het volgende scherm te zien:
Klik op "Medewerker Document Toevoegen" om een document toe te voegen.
Er verschijnt dan de volgende pop-up:
- Sleep het document naar het grijze scherm, of klik op 'blader' om de verkenner te openen waaruit u het document kan selecteren.
- Selecteer het document-type. U kunt o.a. kiezen voor contract, CV, identiteitskaart en opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Als het juiste document-type er niet bij staat, kunt u met het plusje rechts van het keuzemenu een nieuw document-type toevoegen.
- Kies het mapje waarin u het document wilt opslaan.
- Bij het document nummer kunt u het document eventueel een nummer geven. Bijv. bij het tweede contract kunt u hier een 2 invullen.
- Eventueel kunt u aangeven vanaf of tot wanneer het document geldig is, door een datum in te vullen (dd-mm-jjjj). Bij een contract kunt u hier bijv. de begin- en einddatum van het contract aangeven.
- Bij omschrijving kunt een een omschrijving van het document geven.
- Heeft uw werknemer een ESS login? Zo ja, dan kunt u hier kiezen of u dit document zichtbaar wordt voor uw medewerker.
- Klik op 'opslaan' om het document te uploaden.
Als het uploaden goed is gegaan, verschijnt het document bij "Documenten Medewerker".
Daar kunt u het, als u op een ander moment nodig hebt, terug vinden. U kunt het document dan weer downloaden door op 
te klikken.
Het is verstandig om goed gebruik te maken van de types, omschrijvingen en periodes. Bij een nieuwe medewerker is het vaak nog wel te overzien, maar als een medewerker 4 contracten heeft gehad, een addendum en 3 leasecontracten wordt het lastig om de juiste gegevens te vinden als u geen goede omschrijving heeft gebruikt.
Heeft u verder nog vragen of opmerkingen?
Aarzel niet om contact met ons op te nemen!
