Je kunt in Personeel en Salaris Online heel eenvoudig diverse documenten in jouw eigen online personeelsdossier opslaan. De gegevens blijven dan online altijd voor jou beschikbaar (zolang als je zelf wilt).
Documenten van een medewerker wil je natuurlijk bij de medewerker opslaan. Ga daarom eerst naar de betreffende medewerker (het kompasje).
Als er geen medewerkers zichtbaar zijn, klik je op het pijltje links onderin om ze tevoorschijn te halen:
Op het volgende scherm kun je de medewerker selecteren.
Vervolgens kun je op 2 manieren naar de documenten gaan:
- Klik rechtsboven op het paperclipje.
- Open het tabblad "Documenten".
- Klik dan in het blokje "Documenten medewerker" op "meer..."
Je krijgt dan het volgende scherm te zien:
Klik op "Medewerker Document Toevoegen" om een document toe te voegen.
Er verschijnt dan de volgende pop-up:
- Sleep het document naar het grijze scherm, of klik op 'blader' om de verkenner te openen waaruit je het document kan selecteren.
- Selecteer het document-type. Je kunt o.a. kiezen voor contract, CV, identiteitskaart en opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Als het juiste document-type er niet bij staat, kun je met het plusje rechts van het keuzemenu een nieuw document-type toevoegen.
- Kies het mapje waarin je het document wilt opslaan.
- Bij het document nummer kun je het document eventueel een nummer geven. Bijv. bij het tweede contract kun je hier een 2 invullen.
- Eventueel kun je aangeven vanaf of tot wanneer het document geldig is, door een datum in te vullen (dd-mm-jjjj). Bij een contract kun je hier bijv. de begin- en einddatum van het contract aangeven.
- Bij omschrijving kun je een omschrijving van het document geven.
- Heeft jouw werknemer een ESS login? Zo ja, dan kun je hier kiezen of je dit document zichtbaar voor jouw medewerker wil maken.
- Klik op 'opslaan' om het document te uploaden.
Als het uploaden goed is gegaan, verschijnt het document bij "Documenten Medewerker".
Daar kun je het terug vinden als je het op een ander moment nodig hebt. Je kan het document dan weer downloaden door op te klikken.
Het is verstandig om goed gebruik te maken van de types, omschrijvingen en periodes. Bij een nieuwe medewerker is het vaak nog wel te overzien. Maar als een medewerker 4 contracten heeft gehad, een addendum en 3 leasecontracten, wordt het lastig om de juiste gegevens te vinden als je geen goede omschrijving hebt gebruikt.
Heb je verder nog vragen of opmerkingen?
Aarzel niet om contact met ons op te nemen!