Gaat een medewerker bij jou uit dienst, dan kun je dat als volgt doorgeven in Personeel en Salaris Portal.
Als je bent ingelogd, krijg je het volgende scherm te zien:
Scroll naar beneden om het blokje "Mutatieformulieren indienen" zichtbaar te maken.
Klik bij "Mutatieformulieren indienen" op 'Medewerker uitdienst'.
Er verschijnt dan de volgende pop-up:
Selecteer onder 'Medewerker' in het keuzemenu de medewerker die uit dienst gaat.
- Selecteer bij 'Datum uitdienst' de laatste dag van het dienstverband (dat is de laatste dag dat de medewerker nog in dienst is).
- Bij 'Looncomponenten' kun je aangeven wat er moet gebeuren in de laatste maand met looncomponenten zoals een reiskostenvergoeding en de opgebouwde vakantieuren.
Bij de looncomponenten heb je de mogelijkheid deze naar rato (pro rata) te laten berekenen. Wanneer jouw medewerker halverwege de maand uit dienst gaat, moet hij ook bijvoorbeeld zijn reiskostenvergoeding voor de helft van de maand ontvangen.
Zet dus altijd het vinkje aan bij de "vaste looncomponenten pro rata".
Bij een reiskostenvergoeding per dag hoef je nooit het pro rata vinkje aan te zetten. Anders wordt de dagvergoeding pro rata berekend.
Het is ook mogelijk dat er eenmalige looncomponenten staan ingevuld, zoals bijvoorbeeld een eenmalige bonus of een declaratie. Deze moeten (over het algemeen) niet pro rata worden berekend. Zet dus bij de "Eenmalige looncomponenten pro rata" het vinkje niet aan.
- Vanaf 2020 moeten we ook de reden doorgeven waarom een werknemer uit dienst gaat. Selecteer hiervoor onder de naam van de medewerker de reden voor het einde van het dienstverband. Je kunt kiezen tussen de volgende redenen:
Code reden einde arbeidsverhouding
- (01) Opzegging/ontslag door de werkgever binnen de proeftijd
- (03) Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever
- (04) Beëindiging arbeidsverhouding met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever
- (05) Opzegging/ontslag door de werkgever vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid
- (06) Opzegging/ontslag door de werkgever vanwege bedrijfseconomische redenen
- (20) Einde arbeidsverhouding door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer
- (21) Opzegging/ontslag door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet)
- (30) Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsverhouding voor bepaalde tijd
- (31) Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.)
- (40) Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding doorinlener vanwege ziekte uitzendkracht
- (41) Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden
- (50) Ontslag publiekrechtelijke aanstelling vanwege onbekwaamheid of ongeschiktheid
- (51) Ontslag publiekrechtelijke aanstelling vanwege leeftijd/
pensionering - (90) De arbeidsverhouding loopt door, maar de inkomstenverhouding is administratief beëindigd
- (91) De arbeidsverhouding loopt door bij een nieuwe werkgever
- (92) De arbeidsverhouding wordt zonder onderbreking opgevolgd door een nieuwe arbeidsverhouding bij dezelfde werkgever
- (99) Een andere, hiervoor niet genoemde reden
De informatie die hier wordt gekozen wordt ook naar het UWV gestuurd. Als je aangeeft dat de werknemer zelf heeft opgezegd, kan zo beter worden gecontroleerd dat diegene geen recht op een ww-uitkering heeft. Geef je aan dat het contract niet is verlengd, dan is ook duidelijk dat een werknemer recht heeft op een transitievergoeding.
Klik dan rechtsonder op "Volgende".
Op het volgende scherm kun je ook aangeven of de opgebouwde vakantieuren moeten worden uitbetaald. Aangezien het verlof niet via de Personeel en Salaris Portal wordt bijgehouden, kun je hier op "Volgende" klikken.
Als er nog vakantieuren moeten worden uitbetaald, dan kun je dat gewoon naar ons mailen en dan zullen we dat verwerken.
Je komt nu op een overzichtspagina, waarop je alle ingevulde zaken kunt controleren:
Als je naar beneden scrolt, kun je ook een bijlage toevoegen, zoals bijvoorbeeld een ontslagbrief of een vaststellingsovereenkomst. Klik in dit geval op "blader" en voeg het gewenste bestand toe.
In het blok Opmerkingen kun je eventueel nog opmerkingen toevoegen. Klik daarna op "Toevoegen".
Klik daarna op "Verzenden" en jouw mutatieformulier komt bij ons terecht. Nadat wij deze hebben goedgekeurd, is de mutatie zichtbaar in het systeem.
Ontslag- of transitievergoeding
Als het contract van een werknemer niet wordt verlengd, dan heeft een werknemer vanaf 2020 meestal recht op een transitievergoeding. Dat geldt ook voor alle andere situaties dat de werkgever het initiatief neemt om het dienstverband te beëindigen.
Een werknemer heeft echter geen recht op een transitievergoeding als diegene zelf ontslag neemt, of als een werknemer een nieuw aangeboden contract niet accepteert.