Je kunt jouw werknemers een reiskostenvergoeding geven. Soms is dit een verplichting vanuit een CAO. Wettelijk gezien mag je in ieder geval een onbelaste reiskostenvergoeding geven van maximaal € 0,21 per kilometer (ongeacht het vervoersmiddel).
Twee verschillende methodes
Als werknemers een reiskostenvergoeding mogen ontvangen, dan zijn daar 2 verschillende methodes voor:
1) De werknemers houden de gereden kilometers per dag en per rit bij. Aan de hand van deze declaratie kan de werkgever dan € 0,21 per km vergoeding voor woon-werkverkeer en zakelijke kilometers. Je kan in Personeel en Salaris Online het aantal gereden kilometers invoeren en wij berekenen de reiskostenvergoeding die jouw werknemer ontvangt.
Voor het vergoeden van het woon-werkverkeer is dit een flinke administratieve last. De Belastingdienst heeft dat ondervangen door regels te maken waarmee het mogelijk is om een vaste reiskostenvergoeding te geven zonder te veel administratieve last.
2) De vaste reiskostenvergoeding: Als je gebruik wilt maken van de vaste reiskostenvergoeding, is dat mogelijk als je uit gaat van 214 werkbare dagen per jaar. Omdat je een vaste reiskostenvergoeding ook mag doorbetalen over dagen dat een werknemer niet is komen werken door vakantie, feestdagen, onbetaald verlof of kortdurende ziekte, gaat de belastingdienst uit van 214 dagen dat een werknemer gemiddeld in een jaar komt werken.
Hoe ziet de berekening er in de praktijk dan uit? Stel een werknemer werkt 4 dagen per week en woont 10 km van het werk. Dan is de berekening als volgt:
Enkele reisafstand: 10 km x 2 = 20 km (verreden km per dag)
20 x €0,21 = 4,20 (reiskosten per dag)
4,20 x 214 dagen = 898,80
898,80 / 12 maanden = 74,90 per maand uitgaande van 5 werkdagen per week
Werknemer werkt 4 dagen dus, 74,90 x 4/5 dagen = € 59,92 per maand.
Hoe kan je dit in Personeel en Salaris Online verwerken?
Ook daar zijn 2 methodes voor:
1) Bij de vaste looncomponenten kan je code 5130 Reiskostenvergoeding (onbelast) selecteren en daar het bedrag invoeren.
Nadeel van deze methode is, dat als een werknemer meer of minder gaat werken, je de vergoeding handmatig moet aanpassen. Daarom adviseren om bij voorkeur de volgende methode te hanteren:
2) Ga naar het blok "Reiskostenvergoeding".
klik rechts onder op "meer...".
Klik op "Bewerken".
Schuif de balk bij "Actief" naar rechts, zodat hij aan gaat.
Voer de enkele reisafstand in en klik op "opslaan".
Klik niet op "Bereken". (zie reden hiervoor verder in dit artikel)
Je ziet dat het bedrag van de reiskostenvergoeding automatisch voor jou wordt berekend.
Bij deze methode wordt de reiskostenvergoeding automatisch aangepast wanneer een werknemer meer of minder gaat werken. Ook als een werknemer halverwege de maand in of uit dienst gaat, wordt hier automatisch rekening mee gehouden.
Het is ook mogelijk om rekening te houden met een "kilometerdrempel". Voorbeeld hiervan is dat werknemers over de eerste 10 km geen vergoeding krijgen. Bij een enkele reisafstand van 15 km krijgen ze dus een vergoeding voor 5 km.
We kunnen dat als standaard voor jou instellen. Heeft de ene werknemer wel een drempel en een andere niet, dan kan je dat op werknemersniveau aanpassen.
Ga daarvoor naar de medewerker, naar het blok "reiskostenvergoeding".
Klik op "bewerken".
Klik dan op het dropdown-teken.
Je kan dan de drempel van 10 km invoeren:
Op dezelfde manier kan u je een maximum bedrag per maand in te voeren. Het hier ingevoerd maximum wordt niet herleid naar het aantal werkdagen. Is dat wel de bedoeling, dan adviseren we een maximum aantal km in te voeren. Dat wordt wel herleid naar het aantal werkdagen.
In het blok "Reiskostenvergoeding" is ook een knop "Bereken".
Hiermee kan je het systeem de afstand laten berekenen tussen het adres van de werknemer en de werkgever. Dit is uiteraard een heel makkelijke optie. We adviseren echter hier geen gebruik van te maken.
Het is beter om bijvoorbeeld via de site van de ANWB te kijken wat de meest gebruikelijke route zou zijn. Je kan hier dan een PDF bestand van maken en dat opslaan bij de werknemersdocumenten. De afstand, die op die berekening staat, kan je dan gebruiken in jouw berekening en het blok "Reiskostenvergoeding". Als de Belastingdienst bij een controle naar een onderbouwing van de reiskostenvergoeding vraagt, kan je deze altijd geven.