Het fietsplan
Het idee van een fietsplan is dat de werknemer een fiets krijgt en dat het salaris wordt verlaagd.
Er zijn dan 3 opties:
1) Het verstrekken (geven) van een fiets:
De vrije ruimte van de werkkostenregeling is een bedrag dat je mag gebruiken voor diverse vergoedingen die niet standaard onbelast vergoed mogen worden. Vanuit de opgebouwde vrije ruimte kunnen dan personeelsfeestjes, kerstpakketten, fietsen of een onbelaste bonus worden gegeven. (Zie voor meer informatie: De werkkostenregeling)
Het is dus mogelijk om een fiets onbelast te verstrekken of vergoeden aan een werknemer. Er zit echter wel een risico in: Als je meer uitgeeft aan personeelsfeestjes, kerstpakketten, fietsen of overige vergoedingen dan je aan vrije ruimte heeft opgebouwd, dan moet je als werkgever 80% belasting over de overschrijding betalen! Hiermee kan een leuke actie voor jouw personeel onbewust heel prijzig worden.
In de Personeel en Salaris Portal kan je bij de salarisdocumenten zien hoeveel vrije ruimte je maandelijks op bouwt.
Heb je beoordeeld dat je nog genoeg vrije ruimte dit jaar over heeft, dan kan je de fiets zo aan jouw werknemer verstrekken. We adviseren wel om er dan rekening mee te houden dat andere werknemers dan ook om een fietsplan kunnen gaan vragen.
2) De fiets van de zaak
Geef je de werknemer een fiets van de zaak, dan blijft deze fiets eigendom van het bedrijf maar mag de werknemer hier gebruik van maken. Bij de werknemer zal er dan een bijtelling plaats moeten vinden van 7% van de cataloguswaarde van de fiets. De cataloguswaarde kan je aan de hand van deze site bepalen. De fiets is dan eigendom van het bedrijf en de werknemer zal de fiets dan ook terug moeten geven als de werknemer uit dienst gaat. Omdat de werkgever een vervoersmiddel ter beschikking stelt, mag je de werknemer geen (volledige) reiskostenvergoeding meer geven.
Een nadeel van een fiets van de zaak kan zijn dat de werkgever dan de eigenaar is van een fiets en dat ook blijft als de werknemer uit dienst gaat. Als dit een probleem is wordt er vaak voor gekozen om een fiets te leasen.
Als je aannemelijk kunt maken dat de werknemer naast het gebruik van de fiets nog reiskosten maakt, dan mag je voor dat gedeelte nog een reiskostenvergoeding geven.
Als een werknemer al een reiskostenvergoeding kreeg, dan is het vaak goedkoper voor een werknemer om een fiets te verstrekken en de werknemer een lening te geven die wordt verrekend met de reiskosten. Voordeel voor de werknemer is dat de lening na verloop van tijd is afgelost en hij weer de reiskostenvergoeding uitgekeerd krijgt. Daarnaast is hij dan eigenaar van de fiets.
De werkgever hoeft niet altijd een fiets te kopen om van deze constructie gebruik te maken. Het is ook mogelijk om een fiets te leasen en het salaris te verlagen met de leasekosten.
3) een lening voor een fiets
Niet echt een fietsplan, maar wellicht toch een optie om de werknemer een mogelijkheid te geven om een fiets te kopen is een lening voor de fiets. Als een werknemer nu met de auto komt en hij krijgt een reiskostenvergoeding, dan kan je de werknemer ook een lening geven om een fiets mee aan te schaffen. Je ka dan maandelijks de reiskosten doorbetalen omdat de fiets eigendom is van de werkgever, maar je houdt dan het bedrag aan reiskosten weer in als een inhouding lening. Toen de werknemer nog met de auto kwam had hij nog benzinekosten, maar met de fiets heeft hij deze niet.
Jij en de werknemer moeten zich ook bewust zijn van eventuele gevolgen van het fietsplan. Door het uitruilen van brutoloon, zal er een lager loon worden doorgegeven aan de belastingdienst/UWV. Dit kan gevolgen hebben voor een eventuele uitkering aan de werknemer (WW- of WGA-uitkering), maar ook voor de werkgever (een uitkering voor een werknemer die met zwangerschapsverlof gaat). Het is van belang dat dit goed wordt vastgelegd. Verder is het ook zo dat de werknemer wel minimaal het minimumloon moet ontvangen (of het cao-loon). Eventueel is het ook mogelijk om uit te ruilen met bovenwettelijke vakantiedagen of een eindejaarsuitkering.
Voor advies over het verstrekken van een fiets kan je altijd contact met ons opnemen. We helpen je graag!
****
Uiteraard helpen we jou ook graag verder als je meer wilt weten over salarisadministratie uitbesteden of HR Extra.
