- Internetkosten: is het voor het werk "noodzakelijk" dat de werknemer thuis internet heeft, dan kan je de kosten van het internet onbelast vergoeden. Je hebt dan een kopie van de nota van dit internet nodig. Vaak zit het internet in een bundel met telefoon en televisie. Je mag dan alleen het deel voor de internetkosten onbelast vergoeden. Op de site van de internetprovider zijn die kosten vaak wel te vinden. Deze onderbouwing moet je in jouw administratie bewaren en jaarlijks opnieuw controleren.
- Computers, laptops en tablets: ook deze mogen onbelast aan de werknemer ter beschikking worden gesteld als dit noodzakelijk is voor het goed vervullen van het werk. Je mag geen eigen bijdrage vragen voor het privégebruik van de laptop. Als je echter eisen hebt gesteld waaraan de laptop moet voldoen en de werknemer wil graag gebruik maken van een duurdere laptop, dan mag je wel een duurdere laptop ter beschikking stellen en dan een eigen bijdrage op het loon van de werknemer inhouden. Het is niet toegestaan om computers, laptops en tablets te gebruiken in een cafetariaregeling.
- Mobiele telefoon: de regels voor computers, laptops en tablets gelden ook voor de mobiele telefoon als deze noodzakelijk is voor het werk. Ook is het toegestaan om de abonnementskosten van de mobiele telefoon te vergoeden. Ook hier moet er wel een onderbouwing aanwezig zijn in jouw administratie. Het is niet toegestaan de kosten van een vaste telefoon te vergoeden.
Bij het vergoeden of verstrekken van de bovenstaande kosten is het noodzakelijk dat het van belang is voor een goede vervulling van het werk. Het is niet zo dat een mobiele telefoon of laptop ook minimaal voor een bepaald percentage zakelijk gebruikt moet worden. Het kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn dat iemand privé bereikbaar is voor een storing, terwijl dat wellicht maar enkele keren per jaar voor komt.
Daarnaast is het wel zo dat als je een mobiele telefoon, laptop, computer of laptop aan een werknemer "geeft", dat je dit eigenlijk in bruikleen geeft. Bij het einde van de dienstbetrekking moet de werknemer hem wel terug geven (of jou de restwaarde betalen).
De werkgever mag zelf bepalen wanneer iets "noodzakelijk" is voor het goed verrichten van het werk. Het is belangrijk om vast te leggen aan welke minimale eisen een telefoon moet voldoen. De waarde van een telefoon met die specificaties kan dan ook onbelast worden vergoed. Als de Belastingdienst het hier niet mee eens is, moet de Belastingdienst gaan bewijzen dat dit niet terecht is. Alleen voor vergoedingen en verstrekkingen aan de directeur (DGA) is het zo dat het bedrijf moet bewijzen dat het noodzakelijk is voor het goed vervullen van zijn werkzaamheden. Dit zal echter in de praktijk weinig problemen opleveren.
Heeft een werknemer een duurdere telefoon/abonnement dan voor jou als werkgever noodzakelijk, dan mag je niet meer onbelast vergoeden dan de kosten voor de noodzakelijke telefoon/abonnement.
Er moet voor elke werknemer wel een onderbouwing zijn dat de werknemer ook echt deze kosten heeft gemaakt. Deze onderbouwing moet je jaarlijks opnieuw opvragen.