Wat is de werkkostenregeling?
Via de werkkostenregeling kunnen werkgevers onbelast vergoedingen aan werknemers geven. Dit mag zonder dat daar een onderbouwing voor is. Er is echter wel een maximum wat je onbelast op deze manier aan je werknemers kunt geven. Dit noemen we de "vrije ruimte" van de werkkostenregeling.
Hoeveel mag ik onbelast aan mijn werknemers geven?
Jouw bedrijf bouwt een vrije ruimte op van deze hoogte. Dit is het maximum bedrag aan onbelaste vergoedingen voor heel het jaar bij elkaar opgeteld.
Hoe kan ik zien wat mijn vrije ruimte is?
Maandelijks ontvang je van ons het overzicht “Werkkostenregeling”
Zo heb je overzicht hoeveel ruimte je hebt of welk bedrag je al hebt gebruikt. Je kan dit bekijken in het overzicht “Werkkostenregeling” dat je bij “salarisdocumenten” kunt vinden in Personeel en Salaris Online. Wil je deze informatie volledig up-to-date hebben, dan is het verstandig om de gebruikte vrije ruimte (vanuit de financiële administratie) maandelijks aan ons door te geven via Personeel en Salaris Online.
Wat valt er allemaal onder de vrije ruimte?
In de wet staan diverse zaken genoemd die je vrijgesteld aan je werknemer kunt geven. Denk hierbij aan een netto reiskostenvergoeding van 19 ct per kilometer. Deze posten worden gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en intermediaire kosten genoemd. Op onze site hebben we deze posten besproken: werkkostenregeling.
Alle posten die je niet op deze wijze vrijgesteld aan je werknemer kunt geven kun je geven via de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Je kunt hierbij denken aan:
- Kerstpakketten en andere kleine geschenken (niet de fruitmand bij ziekte)
- Parkeer- veer- en tolgelden bij een eigen auto (met uitzondering van auto van de zaak)
- Bedrijfsfitness (niet op de werkplek)
- Contributie van personeelsverenigingen of vakvereniging
- Fiets(plan), elektrische fiets, scooter, et cetera
- Personeelsfeesten, personeelsreizen et cetera
- Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer boven € 0,19 per kilometer, indien deze niet belast worden bij de werknemer
- Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (niet zijnde hypothecaire leningen voor de eigen woning)
- Werkruimte bij de werknemer thuis
- De kosten voor de werknemer bij een niet zakelijk etentje
Et cetera
Zijn er nog regels verbonden aan wie ik wat geef?
Je mag zelf kiezen aan wie je wat geeft tot een totaal maximum van € 2.400,- per jaar per werknemer.
Wat als je meer uitgeeft dan je vrije ruimte hebt?
In januari moet je bepalen wat het totaalbedrag is geweest van alle vergoedingen uit de vrije ruimte van het voorgaande jaar. Is dat meer geweest dan de opgebouwde vrije ruimte (die je kunt vinden in Personeel en Salaris Online), dan kun je aan ons het verschil doorgeven. Over het verschil wordt dan bij de aangifte van januari volgend jaar 80% belasting berekend.
Mag je de vrije ruimte mee nemen naar volgend jaar?
Nee dat is niet toegestaan. Vergoeding die ten laste van de vrije ruimte van een kalenderjaar moeten komen moeten ook in datzelfde kalenderjaar zijn gemaakt.
Moet de vrije ruimte op?
Je hoeft de vrije ruimte niet op te maken. Als je iets aan je werknemers geeft, ook al is het onbelast, dan blijven het natuurlijk nog wel extra kosten. Heb je nog vrije ruimte over en ben je van plan een werknemer nog een bonus te geven, dan is het wellicht verstandig dit uit de vrije ruimte te doen. Over een bonus uit de vrije ruimte hoeft geen belasting te worden betaald, dus de werknemer houdt meer netto over en jij hoeft er geen sociale lasten over te betalen.
Maak je gebruik van de NOW?
Hou er dan a.u.b. rekening mee dat de directie dit jaar geen bonus mag ontvangen. Dat geldt ook voor een bonus uit de vrije ruimte.
Heb je een holding?
Kijk dan a.u.b. ook op het volgende kennisbankartikel: De werkkostenregeling en de holding.
Meer informatie
Als je wilt weten hoe je de werkkostenregeling administratief goed moet vastleggen kijk dan op werkkostenregeling. Uiteraard kun je als klant van Van Winssen Personeel en Salaris ook contact met ons opnemen. We helpen je graag.
Ben je nog geen klant van Van Winssen en wil je meer weten over onze dienstverlenging en wie wij zijn? Neem dan contact met ons op via 024 - 675 2904 of vraag een offerte of demonstratie aan op onze website: https://www.personeelensalaris.nl/online-personeelsadministratie/.
