Heeft een werknemer een auto van de zaak dan is er standaard een bijtelling van toepassing. Het maakt daarbij niet uit of die auto dan wordt geleased, in het bezit is van het bedrijf of in het bezit is van iemand anders. De werknemer heeft een voordeel omdat hij gebruik kan maken van een auto en wie de eigenaar van de auto is is niet van belang.
In een aantal situaties is er geen bijtelling van toepassing:
1) Als een werknemer op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 km privé rijdt met de auto van de zaak. Dit gaat dus per kalenderjaar, ongeacht met welke auto u rijdt. Heeft de werknemer tot en met oktober minder dan 400 km privé gereden en krijgt de werknemer op 1 november een andere auto van de zaak en gaat hij dan daar wel privé mee rijden, dan moet er alsnog bijtelling worden berekend over het gehele kalenderjaar!
Ter voorkoming van bijtelling is het van belang dat er een sluitende kilometeradministratie is die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. U bent als werkgever verantwoordelijk voor deze kilometeradministratie. Voldoet deze niet aan de eisen van de Belastingdienst, dan zal de naheffing worden opgelegd aan de werkgever. De werkgever kan dan dit weer verrekenen met de werknemer. In de praktijk kan dat nog wel eens problemen geven, zeker als een werknemer al uit dienst is.
2) De werknemer heeft een "Verklaring geen privégebruik auto". De regelgeving is hetzelfde als hierboven, alleen heeft de werknemer nu een verklaring geen privégebruik auto aangevraagd bij de Belastingdienst. Het grote voordeel van deze verklaring is dat de werknemer nu verantwoordelijk is voor de kilometeradministratie. Klopt deze niet, dan zal de Belastingdienst de naheffing bij de werknemer opleggen. De enige plicht die u wel heeft is dat als u erachter komt dat de werknemer wel meer dan 500 km privé heeft gereden dat u dit meldt aan de Belastingdienst. Een werknemer kan de verklaring aanvragen bij de Belastingdienst. Als de werknemer de verklaring heeft gekregen moet u een kopie hiervan in uw administratie bewaren.
De volgende situaties zijn alleen mogelijk als er sprake is van een bestelauto. Of een auto een bestelauto is kunt u zien op de site van de RDW.
3) Als er sprake is van een verbod op privégebruik van de bestelauto is er ook geen bijtelling van toepassing. Dit verbod moet schriftelijk worden vastgelegd, waarbij er ook pittige sancties moeten zijn opgenomen. Tevens moet de werkgever het verbod controleren (en dat ook vastleggen).
4) Als een bestelauto buiten de werktijden niet gebruikt kan worden is er ook geen bijtelling van toepassing. Dit moet ook gecontroleerd worden.
5) Als een bestelauto (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen is er ook geen sprake van bijtelling. Er moet dan worden gedacht aan een bestelauto waar er alleen een bestuurdersstoel in zit en de bevestigingspunten van de passagiersstoel zijn weggeslepen. Dat een auto vies is, is niet voldoende om hiervoor in aanmerking te komen.
6) Bij het "doorgaand afwisselend gebruik van een bestelauto" is er voor de werknemers geen bijtelling van toepassing. Er hoeft dan ook geen kilometeradministratie te worden bijgehouden. De werkgever betaalt wel een eindheffing van € 25,- per bestelauto per maand. Zoals de naam aangeeft moeten deze bestelauto's dus echt doorlopend afwisselend worden gebruikt. Als 2 werknemers 2 bussen hebben die ze om de week wisselen is er geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik en is er wel bijtelling van toepassing.
7) Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto. Net als voor de personenauto is er voor de bestelauto ook een verklaring mogelijk. Grote voordeel van deze verklaring is dat er bij deze verklaring géén kilometeradministratie hoeft te worden bijgehouden. Het is dan wel zo dat er 0 kilometers privé mogen worden gereden. Deze verklaring moet door de werkgever en werknemer samen worden aangevraagd op de site van de Belastingdienst.
Heeft u vragen over de auto van de zaak? Aarzel niet; als klant van Van Winssen personeel en salaris helpen we u graag!
