Als je het verlof inzichtelijk wilt maken voor jouw medewerkers, werkt dit het beste met de ESS module. Werknemers kunnen dan zelf verlof aanvragen bij de leidinggevende. De werknemer kan zelf alle verlofaanvragen terugkijken het saldo bekijken in zijn eigen portal of in de app.
Zie voor meer informatie: verlof verwerken voor uw medewerkers
Wil je geen gebruik maken van ESS, dan is het ook mogelijk om het verlof op de loonstroken te vermelden.
We kunnen dan een verlofopbouw hanteren waar bij het verlofsaldo van een heel kalenderjaar in 1 keer in januari wordt bijgeboekt of we kunnen dat maandelijks opbouwen.
Hieronder een voorbeeld hoe dat er dan uit kan zien.
Het nadeel van deze methode is dat dit een momentopname is. Als een werknemer verlof aanvraagt op de dag nadat de loonstrook is gemaakt, is het verlof saldo niet meer actueel.
Vaak wordt daarom niet het aangevraagde verlof op de strook vermeld, maar alleen het daadwerkelijk opgenomen verlof van de afgelopen periode. (Hier ben je echter helemaal vrij in.)
Bij het opgebouwde en opgenomen verlof staat telkens het opgebouwde en opgenomen verlof van de periode die wordt verwerkt:
Deze maand is er dus 15,83 uur opgebouwd en is het nieuwe saldo 37,34 uur.
Bij het gebruik van het verlof op de loonstrook kan het voorkomen dat het opgenomen/opgebouwde verlof er vreemd uit ziet op de loonstrook. Dat kan gebeuren wanneer er sprake is geweest van een correctie in deze salarisverwerking. Of dat het geval is kun je rechtsboven op de loonstrook zien:
Dit is de loonstrook van april 2021, maar er zit een correctie vanaf februari.
Bij deze loonstrook ziet de verlofopbouw er nu zo uit:
Het lijkt dus of er negatieve opbouw van het verlof is.
Feitelijk is het zo dat er bij deze werknemer maandelijks een verlofopbouw is van 15,83 per maand. Als er een correctie over een periode is, dan is het uiteraard niet de bedoeling dat er nogmaals verlof over die vorige periode wordt geboekt. In de correctierun voor 1 periode vindt dus een verlofopbouw van 0 plaats.
Het systeem kijkt telkens naar het totaal wat wordt opgebouwd voor de weergave bij "opgebouwd verlof".
In de oorspronkelijke run was een verlofopbouw van 15,83 in de correctie is 0 uur verlof geboekt. Het systeem ziet dat voor de weergave op de loonstrook als een verschil van -15,83 uur.
In het bovenstaande voorbeeld ziet het systeem in deze run dus 3 zaken:
Correctie van februari: -15,83
Correctie van maart -15,83
Opbouw van april: + 15,83
Weergave op de strook - 15,83
Het saldo van het verlof op de loonstrook klopt echter wel!
Dit is puur de weergave die onduidelijkheden kan geven.
Heb je twijfels of alles wel goed is berekend, dan kun je dit altijd controleren bij de overzichten bij de werknemer.
Ga hiervoor bij de overzichten van de werknemer naar het rapport Looncomponenten per periode.
Kijk dan bij de looncomponenten 9980 en 9981.
Hier kun je het opgebouwde en opgenomen verlof per maand zien.
Bij deze werknemer is er dus 110,81 opgebouwd en 68,4 opgenomen. Dit geeft een verschil van 42,41 uur.
Als we bij de werknemer bij het verlof kijken, dan zien we dezelfde cijfers:
Het saldo van 63,92 kun je controleren door op meer te klikken.
Dan zie je dat er nog een beginsaldo was van 21,51.
21,51 + 42,41 = 63,92.
Dat klopt met het saldo in het systeem en ook met de laatste loonstrook:
We begrijpen dat de weergave bij correcties vragen op kunnen leveren, maar dat kunnen we helaas niet veranderen. Het belangrijkste is dat het saldo van de laatste loonstrook altijd klopt.