Met HR extra is het voor werknemers mogelijk om declaraties in te dienen via hun eigen inlog. Dit kan bijvoorbeeld gaan om kilometervergoedingen, voorgeschoten bedragen, parkeerkosten of andere zaken. In overleg kunnen we elk type declaratie voor u aanmaken.
Hoe dient een werknemer een declaratie in?
Vanuit de inlog op de website, gaat de werknemer hiervoor naar het blokje "Wijziging aanvragen" en kiest daar voor de optie "Declaratieformulier".
De werknemer kan vervolgens kiezen welk soort declaratie hij wil indienen. Hij vult het bedrag in en kan een omschrijving toevoegen. Ook is het mogelijk om een bestand toe te voegen, zoals bijvoorbeeld een bonnetje of een factuur.
Het is belangrijk dat de werknemer de juiste declaratiesoort kiest. Sommige declaraties zijn netto en andere bruto. Als een declaratiesoort onbelast (vrijgesteld of vrije ruimte) is, staat dat erbij zoals hier:
Ook extra gewerkte uren of toeslaguren kan uw werknemer declareren
Het is ook mogelijk voor uw werknemer om extra gewerkte uren of toeslaguren te declareren:
Let op: dit kan alleen bij werknemers met vaste uren. Voor oproepkrachten is het niet mogelijk om de gewerkte uren en dagen te declareren.
Declaraties goed- of afkeuren
Om een declaratie goed of af te keuren, gaat u naar het blokje "Mutatieformulieren goedkeuren" en klikt u op "meer...":
Selecteer op het volgende scherm
- bij "Status" Goed te keuren
- bij "Formulier" Declaratieformulier
en klik op "ZOEK".
Alle ingediende declaratieformulieren komen tevoorschijn.
Klik op een formulier om de details te zien:
U kunt bij het formulier:
- Een opmerking plaatsen.
- Het formulier afkeuren.
- Vragen om verbetering. Zorg dan dat er een opmerking geplaatst is, zodat de werknemer weet wat er verbeterd moet worden.
- Het formulier goedkeuren en het bedrag of de uren toepassen.
Als u het declaratieformulier heeft goedgekeurd, ziet u bovenstaande melding. U kunt het declaratieformulier vanaf nu terugvinden bij "Mutatieformulieren goedkeuren" met de "Status" Gesloten.
De werknemer zal een e-mail ontvangen waarin wordt aangegeven dat de declaratie in de komende salarisrun verwerkt zal worden.
Heeft u verder nog vragen of opmerkingen?
Aarzel niet om contact met ons op te nemen!
