Koppel jouw salarisadministratie van Van Winssen Personeel en Salaris aan jouw financiële administratie in AFAS! Via de koppeling met AFAS Profit kunnen maandelijks de journaalposten direct in jouw administratie worden geboekt, zonder dat je daar een handmatige actie voor hoeft uit te voeren.
Allereerst is het belangrijk dat op de journaalpost die wij hanteren exact dezelfde grootboekrekeningnummers staan, als wat er in jouw administratie in AFAS wordt gebruikt. Als deze nummers afwijken, kun je een journaalpost uit Personeel en Salaris Online downloaden, de juiste nummers erachter vermelden en dit naar ons sturen. We zullen dan voor jou een op maat gemaakt rekeningschema maken.
Welke gegevens hebben we nodig voor een koppeling met AFAS Profit:
Allereerst hebben we het volgende nodig:
- abonneenummer
- gebruiker
Let op: het abonneenummer zijn allen cijfers. De gebruikersnaam is alleen letters. Verder is het zo dat het abonneenummer en de gebruiker van hoofdgebruiker moeten worden doorgegeven. Het is niet mogelijk om een koppeling te maken met de gegevens van een meerwerkaccount.
Deze gegevens kun je terugvinden in AFAS (General --> Management --> Authorisation Tool):
Daarnaast hebben we ook het volgende nodig:
- API Key (API sleutel)
- Environment Key (Omgeving sleutel)
- dagboekcode
Beide zaken zijn ook terug te vinden, of aan te maken, in AFAS.
Aanmaken App Connector
Ga in AFAS Profit naar de App Connector via General --> Management --> App Connector.
Na het toevoegen van een nieuw App Connector kan je onder Tabblad 'General' de API key en Environment key vinden.
De volgende API's zijn in ieder geval nodig:
- Onder tabblad 'GetConnectors' --> 'Precal_Administraties'
- Onder tabblad 'UpdateConnectors' --> 'FiEntries'
Onder tabblad 'User tokens' moeten de gebruikers worden toegevoegd, die van deze koppeling gebruik zullen maken.
Authorisation Tool
Controleer onder General --> Management --> Authorisation Tool of de gebruiker een e-mailadres heeft.
De gebruiker zal een e-mailadres moeten hebben waar later de autorisatie mail naar toegezonden kan worden:
LET OP! Als er geen e-mailadres ingevuld is, kan het AFAS account niet in Personeel en Salaris Online worden geautoriseerd.
Zorg ervoor dat de gebruiker toegevoegd is aan de groep die in de App Connector is ingesteld:
In dit voorbeeld zal onze gebruiker ****.admin toegevoegd aan de User Group ADM moeten zijn.
LET OP! Als de gebruiker NIET is toegevoegd aan de groep, die is ingesteld in de App Connector, dan kan het account niet in Personeel en Salaris worden geautoriseerd.
Als alles goed in AFAS is ingesteld en wij hebben de 4 gegevens ontvangen, kunnen we de koppeling maken. Als we de koppeling voor de eerste keer maken, zal er activatiecode worden verstuurd. Deze code is slechts beperkte tijd te gebruiken. Het verzoek om deze code dan ook meteen door te bellen.
Als het account is geactiveerd, kunnen we het bedrijf (of de bedrijven) koppelen. Het enige wat we hier nog voor nodig hebben, zijn de dagboekcodes van de bedrijven.
Bijzonderheden:
Kostenplaatsen en kostendragers
Als er gebruik wordt gemaakt van kostenplaatsen en/of kostendragers, dan zul je in AFAS de instellingen in AFAS onder 'Verbijzondering' (Allocation) juist moeten hebben staan om kostenplaatsen/dragers in te kunnen lezen.
Hoe de 'Verbijzonderingsassen, -codes en -toewijzingen' (Allocation axis, codes and assignments) ingericht moeten worden, kun je terug vinden in het Support Center van AFAS.
